Как и зачем вести хронометраж

Многие читатели задают вопрос: «Как начав вести хронометраж на первом интересе, не бросить это занятие через неделю?». На самом деле, одной силы воли здесь мало. Каждый, наверное, на уровне разума ставил цели на Новый год, поскольку было приподнятое, оптимистичное настроение. Но начинались трудовые будни, появлялись текущие дела, и цель откладывалась и забывалось. Оказывается, от момента постановки цели, которую можно осуществить за час, до принятия ее всем существом, лежит путь в десятки часов серьезной работы ума и сердца. Главное, что цель надо протолкнуть из сознания в подсознание, тогда работа над ней будет восприниматься также, как ежедневный утренний завтрак. Для этого необходимо увязать все цели друг с другом, чтобы они не были противоречивы.

Вопрос: «Для чего нужно вести хронометраж?»

Ответ: Нет смысла вести хронометраж только обычных дел, типа сна, быта или транспорта. Этого недостаточно, чтобы увидеть резервы времени для достижения своих основных целей.

Первая трудность с которой сталкиваешься начиная вести хронометраж – это мысль: «а зачем все это надо». А надо это только для того, чтобы отобрать время у ненужных и бессмысленных с точки зрения ваших целей действий и направить его на достижение желаемых результатов. А для этого, ваши цели должны быть не просто записаны в соответствующий справочник Мани! Они должны жить внутри вас, и вы должны быть уверенны на все 100%, что они реальны, и достижение именно этих целей позволит вам обрести счастье в жизни.

Вопрос: «Почему необходимо выполнять запланированный бюджет времени по всем категориям?»

Ответ: Чтобы длительное время работать эффективно, человек должен заботиться обо всех сторонах своей жизни. Конечно, можно на несколько дней и даже недель бросить все и заняться любимым делом, но потом мы обнаружим, что в других областях у нас возникли проблемы. Появляются какие-то болячки, накопившаяся усталость не дает работать эффективно, жена ушла к маме, одежда грязная, краны текут, машина сломалась, друзья обижаются, на работе вас считают чудаком – список ситуаций можно продолжать до бесконечности. А в результате человек несчастен. Он начинает задумываться, а зачем ему нужна такая цель? Если же вы правильно спланировали бюджет своего времени и выделили хотя бы немного времени на все значимые области вашей жизни, то у вас все будет хорошо. И в то же время, вы сможете выделить достаточно времени на достижение своих жизненных целей.

Вопрос: «Как вести хронометраж, если весь день крутишься как белка в колесе и решаешь возникающие проблемы?»

Ответ: В первую очередь вам надо избавиться от тирании срочных и непредвиденных дел. После того, как вы проведете первый хронометраж на бумаге, следует проверить, не составляют ли непредвиденные и срочные дела более 30 % вашего времени за сутки . Если это так, то введение бюджетирования времени для вас преждевременно. Дело в том что, в этом случае вы не сможете классифицировать дела ни по одной из категорий, так как их список будет составлять сотни пунктов. Первое, с чего надо начать – это борьба с поглотителями времени. В Мани выделяется всего одна категория – «Срочные дела», и на нее выделяется всего 5% от бюджета времени. Выполняя эти дела, вы не задумываетесь, к какой категории они относятся, и на что направлены. Вы просто делаете их и все. Начинать можно тогда, когда такие дела составят 15% (3,6 часа). Но постепенно вы должны снижать это время до заветных 5%. Если по роду вашей деятельности это невозможно, то вам бесполезно бюджетировать свое время и, возможно, придется бросить это занятие.

Вопрос: «Как оценивать эффективность использования времени?»

Ответ: Для оценки эффективности используется методика – «4 уровня учета времени». При выполнении любого дела есть 4 основных параметра, которые характеризуют время, потраченное на работу:

1. Количественный показатель – сколько часов потрачено на работу.
2. Насколько мы продвинулись к конкретной цели, выполнив эту работу – мы можем затратить на работу 100 часов и понять, что ни на шаг не продвинулись к цели.
3. Эффективность выполнения дела в процентах от максимума – этот параметр характеризует мотивацию и самочувствие. Все мы имеем опыт выполнения одной и той же работы с совершенно разной эффективностью, в зависимости от самочуствия и настроения.
4. Уровень мастерства и навыков выполнения работы – разница результата в выполнении одной и той же работы у ученика и мастера.

Из этого можно сделать следующие выводы:

— надо выделять больше времени на работу

— надо делать именно то, что дает конкретные результаты

— при выполнении работы надо иметь соответствующее настроение и мотивацию

— надо повышать уровень своих знаний и умений, вырабатывать привычку выполнять конкретную работу

Вопрос: «Существует ли метод внедрения новых привычек, например, ведение хронометража и бюджетирования свого времени?»

Ответ: Предлагаю вам «Пятишаговый метод внедрения новых привычек».

Исслеования психологов показывают, что минимальный срок внедрения новой привычки – 21 день. Хуже обстоит дело, когда надо еще избавиться от старой привычки, ведь учиться всегда легче чем переучиваться. Кроме того, привычку надо еще закрепить, чтобы не бросить новые методы работы при первых трудностях. Еще одна проблема состоит в том, что трудно внедрять новую привычку ежедневно, если она не связана с основной деятельностью или если у вас много других обязательных дел. Поэтому обычный срок внедрения новых привычек (особенно связанных с управлением временем) составляет от 3 месяцев до 1 года. И к этому надо быть готовым !!!

Чтобы процесс внедрения бюджетирования и хронометража времени на основе Мани дал результат, полезно использовать следующие шаги:

Шаг No 1. Примите решение. Надо принять решение, что вы действительно хотите бюджетировать свое время. Необходимо понять, что же вам мешает сделать это уже сегодня. Для этого надо провести анализ бюджета времени, составленного в предыдущие дни на бумаге, при этом ужаснуться тому, как много времени уходит впустую, как медленно вы движетесь к намеченной цели (а такие чувства возникают у каждого, кто хоть раз провел хронометраж своего времени), и принять решение начать завтра управлять своим временем.

Шаг No 2. Найдите в себе рычаг. Он должен вызывать у вас очень неприятные чувства, если вы не управляете временем. И, напротив, должен доставлять большую радость, когда у вас что-то получается. Это можно сделать следующим образом. Проведите два-три дня самым бесполезным образом, стараясь заниматься бесцельными делами, каждый раз критикуя себя за то, что вы занимаетесь ерундой и прожигаете свою жизнь. Надо довести себя до такого состояния, при котором вас будет тошнить от бесцельного времяпрепровождения. После этого надо немедленно заняться планированием времени и выполнением наиболее полезных дел, каждый час ощущая удовольствие от контраста по сравнению с предыдущими днями. Чтобы усилить рычаг, надо объявить о своем обязательстве всем значимым для вас людям, повесить где-нибудь на обозрение график, как вы это выполняете, и придумать себе ощутимое наказание за нарушения.

Шаг No 3. Стереть старую модель. Хороший метод дает НЛП. Вы прокручиваете в голове свой самый бесполезный день, желательно со всеми ощущениями. То же самое вы делаете со своим самым лучшим днем. После этого вы начинаете прокручивать бесполезный день в голове много раз вперед и назад, но каждый раз изменяя одно событие, на событие из лучшего дня. Это надо делать не менее 15-20 раз ежедневно, в течении 2-3 недель.

Шаг No 4. Закрепите новую модель с помощью вознаграждений. Для этого после каждого успешного выполненного планирования, хронометража, бюджетирования и эффективного проведенного дня, вы должны вознаграждать себя тем, что доставляет вам удовольствие. Причем делать это надо немедленно, не откладывая на потом.. Вы должны использовать простой принцип – на уровне рефлексов после каждого звонка получать порцию пищи.

Шаг No 5. Проверить «экологию» нового поведения. Надо убедиться, что бюджетирование времени не разрушит ваш уклад жизни, ваши убеждения, ценности и отношения с окружающими. Так же надо оценить, сможете ли вы продолжать управлять своим временем при появлении первых трудностей. Для этого прокрутите в голове предполагаемые ситуации и заранее найдите решения. Иначе, когда это случится, вы уже не сможете ничего изменить и скоро забросите освоение новых полезных привычкек. Наверное, это испытывал каждый, кто хоть раз пытался начать управлять своим временем.

Вопрос: «Какие основные правила составления нового бюджета времени?»

Ответ: Основные правила составления нового бюджета времени следующие:

1. Новый бюджет времени, который вы планируете ввести в свою жизнь, должен отличаться от привычного, сформированного годами, не более чем на 30%. Только в такие цели может поверить ваше подсознание. В противном случае, вы найдете сотни отговорок, почему не надо менять свою жизнь. Такой подход практически гарантирует вам внедрение любых изменений. В первый месяц вы внедряете изменения, во второй их осваиваете, а в третий закрепляете. И так квартал за кварталом вы можете полностью перепланировать свой бюджет.
2. Подготовка всех справочников в Мани и освоение навыков работы в программе займет не менее недели. Поэтому не начинайте сразу вести хронометраж в Мани, т.к. вы можете быстро испытать разочарование, и ваш пыл остынет. Просто попробуйте поиграть с программой до тех пор, пока вы не будете производить все операции на интуитивном уровне.

Вопрос: «Что делать, если не понятно с чего начинать?»

Ответ: Вы должны пройти этап концепции цели, т.е. знать примерно, как вы ее достигните, иметь четкий план на достижение хотя бы первого этапа. Дело в том, что все более или менее значимые цели индивидуальны, и ни в одной книге не написано, как их достичь данному конкретному человеку. Есть только общие подходы и методы решения конкретных задач. Все остальное придется обдумывать самому, чтобы достичь цели при имеющихся только у вас ресурсах и навыках. Другое дело, что вы сможете использовать труд других, но вам придется за это давать что-то взамен. Поэтому вы должны собирать информацию по способам достижения вашей цели и постоянно думать, как ее достигнуть.Делать это до тех пор, пока у вас не сложится целостная картина, отвечающая на вопрос «что делать?».

Вопрос: «Что делать, если управляешь своим временем, но результатов никаких не достигаешь?»

Ответ: Надо иметь навыки реализации целей. Если вы никогда не занимались планомерным достижением серьезных целей, то даже тратя много времени, вы достигнете результатов очень и очень нескоро. Поэтому либо найдите себе учителя, который поможет вам при разработке и достижении первых целей, либо изучите подробно методы достижения целей. В любом случае, вам придется пройти следующие этапы:

1.Составить список всех своих целей.

2. Разделить их на цели-результаты и цели-процессы.

3.Ранжировать все свои цели.

4.Выбрать ближайшие цели на основе соответствия ресурсов и результатов.

5.Собрать максимум информации для разработки цели.

6.Визуализировать цель.

7.Подробно записать свою цель.

8.Описать все преимущества вытекающие из достижения цели.

9.Составте список причин почему Вы не достигли большего.

10.Вызвать у себя жгучее желание добиться цели.

11.Создать много якорей в своем сознании для достижения цели.

12.Подобрать поля для достижения цели.

13.Создать концепцию достижения цели.

14.Составить план действий.

15.Определить стратегию реализации плана .

16.Проверить план на соответствие Вашим метапрограммам.

17.Определить составляющие, необходимые для достижения цели.

18.Составить дополнения к плану по приобретению дополнительных ресурсов.

19.Разбить свою цель на подцели.

20.Определить сроки достижения подцелей.

21.Определенить трудоемкость достижения подцелей.

22.Описать измеримые критерии достижения подцелей.

23.Выделить принципиальные проблемы (творческих задач).

24.Составить дерево связей задач.

25.Определить важности задач (критический путь).

26.Настроить план в соответствии с бюджетом времени.

Вопрос: «Каким образом чувствовать время и не отвлекаться от планомерного выполнения дел в течении дня?»

Ответ: Чтобы хронометраж времени и выполнение дневного плана проходил у вас легко и непринужденно, надо выработать у себя две полезные привычки. Первая – это так называемое чувство дисассоциации от времени. Вы должны быть вне времени и уметь наблюдать себя во времени как бы со стороны. Вторая привычка – это чувство времени, когда вы каждые несколько минут обращаете внимание на время и чем вы в это время занимаетесь. Кроме того, у вас должно быть несколько видов времени, которые индивидуальны для каждого. Это например может быть бодрое утро, суетный час, тихий вечер и т.п. День разбивается на такие блоки, и вы привязываете к ним различные типы своих дел. Обратив на это внимание, вы просто записываете, что вы делаете и переключаетесь обратно на дело. Вечером вам остается только разобрать записи и заполнить все это в Мани.

Чтобы облегчить этот процесс, вам надо в течении дня расставить якоря в местах, где вы находитесь, подобно буям в море, обозначающим фарватер. Это могут быть листочки, ежедневники, картинки, включенный компьютер. Все то, что мгновенно вызывает у вас воспоминания об определенном состоянии, настраивает на конкретный тип времени и, как следствие, на определенную работу.